OneSystems

OneHelpDesk - software til kommuners servicedesk

 

OneHelpDesk er et system til en servicedesk der hjælper til hurtig fremskaffelse af information til borgerne og registrering, organisering og besvarelse af forespørgsler fra kunder, fx kommunens borgere, så hurtigt som muligt.

 

Kunden ringer ind til servicedesken, han bliver registreret og hans ærinde bliver registreret ved hjælp af OneRegistration (registreringsredskabet) og tidsstemplet i OneHelpDesk servicedesksystemet med en simpel procedure. Systemet giver mulighed for hurtigt at fremskaffe de oplysninger som kunden beder om, uden at servicesamtalen tager lang tid. Målet er at kunne yde den bedst mulige service og være i stand til at besvare flest mulige spørgsmål fra vedkommende borger på så kort tid som muligt. Derved nedbringes belastningen af telefoncentralen og af de special-uddannede medarbejdere i kommunalforvaltningens forskellige afdelinger, og man undgår at borgerne henvises unødigt fra den ene til den anden i forvaltningens telefoner. Borgerne oplever en bedre service og får et bedre image af vedkommende kommune. Forespørgsler kan besvares mundtligt, printes og sendes per post eller med e-mail, eller fax. Medarbejderen ved servicedesken har simple procedurer til rådighed der hjælper ham med på kort tid at fremskaffe en lang række forskellige oplysninger til borgerne, som for eksempel:

• Telefon- og træffetider.
• Medarbejderes tilstedeværelse. Hvem er til stede og kan tage telefonen?
• Information om udfald af møder.
• Information om sagers og indsendte andragenders status.
• Forretningsbalancer.
• Adgang til de „interne“ websteder på kommunens informationssider.
• Hurtig adgang til de „eksterne“ websteder der henviser til information for borgerne.
• Adgang til ældre anmodninger om service og deres forløb.
• Registrering af henvisninger til service eller adgang til information for borgerne.
• Registrering, vedligeholdelse og adgang til servicebeskrivelser.
• Standardsvar til de mest almindelige svar, udsendt til borgerne.
• Servicebeskrivelser flyder direkte ud på webben fra One, og indsendte serviceanmodninger kommer direkte fra webben.
• Opfølgning af serviceanmodninger der ikke kan besvares under selve telefon¬samtalen eller umiddelbart i forbindelse med den.
• Oplysninger fra ejendomsvurdering.
• Oplysninger om arkitekter, bygmestre, designere og konduktører til bygninger under opførelse, eller om igangværende sager.
• Rapporter og analyser af borgernes henvendelser om service.